備蓄品管理は自社・システム・外部支援のどれがよい？ 4つの方法と選び方を解説

備蓄品管理は自社・システム・外部支援のどれがよい？4つの方法と選び方を解説

企業の備蓄品は、一度購入すれば終わりではありません。

品目や数量、賞味期限・使用期限を把握し、定期的に確認しながら、期限が近づけば入替を行う必要があります。さらに入替時には、不要となった備蓄品を廃棄するのか、社内で配布するのか、寄付などで有効活用するのかも検討しなければなりません。

そこで問題になるのが、「どこまで自社で管理するか」です。

Excelなどを使って自社で管理する方法もあれば、管理システムを導入する方法、棚卸を外部に委託する方法、入替や旧備蓄品への対応を支援してもらう方法もあります。

ただし、どれか一つがすべての企業に適しているわけではありません。

備蓄管理で重要なのは、「自社が継続して運用できる方法」を選ぶことです。特に、管理に使える工数と、担当者変更・引き継ぎの可能性によって、適した方法は変わります。

今回は、備蓄管理の4つの方法と、それぞれに向いている企業について整理します。

備蓄品管理の考え方についてはこちら

企業の備蓄管理は、大きく次の4つに整理できます。

ホワイトペーパーでも、自社管理、管理システム、管理・棚卸アウトソース、入替支援・旧備蓄品対応の4つについて、それぞれの特徴を整理しています。

それぞれを詳しく見ていきましょう。

自社で備蓄品を購入し、Excelや台帳などを使って、数量・期限・保管場所などを管理する方法です。

商品や数量、保管方法を自由に決められ、外部サービスの利用料も発生しないため、最も取り組みやすい方法といえます。
実際、私たちが企業の備蓄についてお話を伺う際にも、Excelなどを使った自社管理か、明確な管理方法を決めていないケースが多く見られます。

一方で、管理対象が増えるほど担当者の負担は大きくなります。

特に注意したいのが、期限を把握することと、入替を実行することは別だという点です。
「賞味期限は分かっていたが、いつから入替準備を始めればよいか決めていなかった」という状態では、期限直前になって慌てることがあります。また、担当者が交代すると、前回なぜその商品を選んだのか、旧備蓄品をどう処理したのかといった情報が分からなくなる場合もあります。

1拠点で管理対象が少なく、担当者がある程度固定されている企業であれば、自社管理でも十分に運用できるでしょう。

管理システムを利用し、品目、数量、期限、保管場所などの情報を一元管理する方法です。

複数人で情報を共有しやすく、期限前のアラート機能などを使えるため、Excel管理の属人化を防ぎやすい点がメリットです。期限や数量の一元管理、更新漏れの防止、情報共有などをメリットとする一方、「現物管理や入替作業自体は自社対応が必要」となります。

ここは、導入前に理解しておきたいポイントです。
システムによって「いつ期限が来るか」は分かっても、

「いつ入替を始めるか」
「何を購入するか」
「期限の近い備蓄品をどう処理するか」

まで自動的に決まるわけではありません。

実際の運用では、システムから通知を受けたあと、人が判断して動く工程が残ります。
そのため、管理システムは「情報管理を効率化したい企業」には非常に有効ですが、「入替業務そのものを減らしたい」という課題とは分けて考える必要があります。

備蓄品の現物確認や棚卸、期限確認などを外部へ委託する方法です。

特に効果が大きくなりやすいのが、複数拠点を管理している企業です。

備蓄管理の負荷は、必ずしも従業員数だけで決まるわけではありません。同じ備蓄量でも、1拠点にまとまっている場合と、10拠点に分散している場合では、確認・集計・調整に必要な工数が大きく変わります。

さらに、総務担当者が備蓄だけを担当しているケースは多くありません。ほかの業務と兼任しながら複数拠点の備蓄を一人で管理している場合、棚卸などの定型業務を外部に任せる価値は高くなります。

一方、アウトソースしたからといって、すべての判断まで外部化できるとは限りません。

「何を自社で決め、何を委託するのか」「入替時の旧備蓄品をどうするのか」まで、事前に対応範囲を確認しておくことが重要です。

備蓄品の揃え方・考え方についてはこちら

4つ目は、期限が近づいた段階で入替時期の提案を受けたり、入替によって不要となる備蓄品への対応を支援してもらったりする方法です。

ここでいう「旧備蓄品対応」は、寄付だけを指すものではありません。

大きくは、

• 廃棄
• 社内配布
• 寄付

などから、自社に適した方法を検討することになります。

特に寄付の場合は、寄付先の選定だけでなく、品目・数量・賞味期限の確認、受入条件の調整、配送手配などが必要です。そのため「寄付したい」という方針だけ決めても、実務を進める人の負担が残ることがあります。

この方式では、入替時期の通知・提案や、旧備蓄品の扱いを外部に相談することで入替時の負荷を減らしやすい一方、サービスによって対応範囲が異なり、寄付についても必ず全量対応できるとは限りません。

つまり、管理・棚卸アウトソースが「日常的な管理を軽くする」方法だとすれば、入替支援・旧備蓄品対応は「入替時に発生する判断と実務、そして旧備蓄品の出口を整理する」方法と捉えると分かりやすいでしょう。

管理方法を選ぶ際、最初に確認したいのは次の2点です。

「備蓄管理に使える工数を確保できるか」
「担当者変更や引き継ぎが発生しても運用を続けられるか」

例えば、1拠点で担当者が固定され、管理に十分な時間を使えるのであれば、自社管理は合理的な選択です。

一方、

• 総務担当者が兼任で、備蓄管理に時間を割けない
• 複数拠点を一人で管理している
• 入替のたびに旧備蓄品をどうするかゼロから考えている

という企業では、自社だけで運用を続けること自体が負担になっている可能性があります。

その場合は、管理システムで情報管理を改善するのか、棚卸を外部化するのか、それとも入替や旧備蓄品対応まで含めて外部支援を利用するのかを検討するとよいでしょう。

大切なのは、「どのサービスが高機能か」ではなく、「自社が次回の入替まで無理なく運用を続けられるか」です。

ホワイトペーパーでも、価格だけでなく、担当者工数や引き継ぎ負荷、入替後の処理対応まで含めて比較することを推奨しています。

備蓄管理に唯一の正解はありません。

管理対象が少なく、担当者が固定されていれば、自社管理で十分な場合もあります。情報量が多くなれば管理システムが有効になり、拠点数や管理負荷が増えればアウトソースという選択肢も出てきます。

さらに、期限が近づいたときの入替や、旧備蓄品の廃棄・社内配布・寄付まで毎回担当者が一から判断しているのであれば、入替支援を活用することで運用全体を見直すこともできます。

能美防災が提供する「ストクル＋」も、こうした入替支援・旧備蓄品対応の選択肢の一つです。備蓄品の入替と、入替によって不要となった備蓄品の寄付について支援しています。ただし、寄付できる品目や数量などには条件があり、対応範囲も個別に確認が必要です。

「自社ではどの方法が合うのか」を検討する際は、管理方法そのものだけでなく、入替まで含めた一連の運用を整理してみることをおすすめします。

備蓄品の管理方法を、もう少し詳しく比較したい方へ

ホワイトペーパー「備蓄品の入替・管理の実務ガイド」では、自社管理・管理システム・管理／棚卸アウトソース・入替支援の特徴に加え、選定時に確認したい5つのポイントや、担当者が変わっても止まらない運用設計について詳しく解説しています。

「今の管理方法を続けるべきか」「外部サービスを利用するべきか」を検討する際の社内整理や、稟議前の比較資料としてもご活用いただけます。

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本記事で整理した「期限前に動ける運用」を、現場で無理なく回すための考え方や具体像は、サービス紹介ページで紹介しています。
備蓄品の更新や運用設計を見直したい場合は、あわせてご覧ください。